Draaiboek voor organiseren straatfeest

Op verzoek van bewoners uit de buurt hebben wij samen met Bastiaan de Vries een voorstel voor draaiboek gedaan.

Stappen

Voor aanvang
  1. Formuleer je idee.
  2. Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
  3. Onderzoek de haalbaarheid.
  4. Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
  5. Stel het beschikbare budget vast.
  6. Bepaal de vorm ofwel soort evenement.
  7. Benoem de aard of het karakter van het evenement
  8. Maak een profiel van de gasten

Samenstelling organisatieteam

  1. Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
  2. Stel een hoofdverantwoordelijke aan.
  3. Stel de budgetverantwoordelijke aan.
  4. Definieer de taken van de overige leden.
  5. Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
  6. Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
  7. Stel deadlines.

Intern organiseren of uitbesteden

  1. Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
  2. Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
  3. Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
  4. Vraag je af of jouw groep de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.
  5. Ga na of je efficiëntie kunt behalen door zelf online deelnemersregistratie te doen.

Leveranciers inschakelen

  1.  Vraag referenties van leveranciers en check deze.
  2. Bezoek beurzen en zoek op internet.
  3. Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
  4. Vraag verschillende offertes aan.
  5. Stel een contract op en vraag naar de leveringsvoorwaarden.
  6. Stel een begroting op.

Draaiboek samenstellen

  1. Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
    • tijd
    • plaats
    • activiteit/programmaonderdeel
    • Verantwoordelijke voor dat onderdeel
    • Houd ruimte voor aantekeningen
  2. Stel een lijst samen met alle mensen die meewerkenaan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur deze lijst naar alle medewerkers.
  3. Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het hele organisatieteam aanwezig is.

Tijdens het evenement

  1. Geef alle betrokkenen een draaiboek.
  2. Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
  3. Zorg dat de regisseur bevoegd is om snel beslissingen te nemen.
  4. Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor derden.
  5. Zorg voor gast heren/-vrouwen

Na afloop

  1. Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten etc.
  2. Stuur herinnering aan de gasten, bijvoorbeeld door een foto-impressie van het evenement op de site of in onze wijkkrant.
  3. Stel een persbericht op en stuur dat naar de lokale pers.
  4. Werk draaiboek bij voor een volgende keer.
  5. Maak een financieel eindverslag
  6. Maak een verslag van het evenement voor op de site of in onze wijkkrant.

Share and Enjoy !

0Shares
0 0 0